改變1萬場無效會議專家，教你——
這樣開會，20分鐘內即可做出決策。

．花了3小時，結論是「確定下次開會時間」？
沒時間準備、開會時沒想法、議程超時沒結論、佔用更多工作時間……
你，是否已陷入「無效會議」的惡性循環？

．協商、溝通很重要，但只會「說」、沒人聽，在會議上狂講3小時，還是沒結論！
如何挑選開會成員、怎麼做一份30秒看完的簡報、不離題不恍神的訣竅……
讓每場會議，花最短時間、做出最好決策！

◎45個開會技巧，避開超時、沒結論的無效會議！

作者別所榮吾是辯論高手，同時也是談判和簡報專家，在他10多年的專題講座經驗裡，蒐集了超過1萬人的問卷調查，經篩選後，挑出了45種最糟糕的會議問題點。開會時，這些比「說服、協商、溝通」還重要的技巧，你一定要學會！

【問題點1】光是把資料看完，會議就結束了？
．技巧1：準備一份30秒看完的簡報。
報告或提案的發言者，要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要，在會議上發言時，最多只能花5分鐘的時間講解、補充。

【問題點2】老是有人會離題閒聊，討論就失序了
．技巧2：所有人「冷處理」，不要附和離題的閒聊或玩笑
當有人開始離題，就算只是一句玩笑話，其他人的隨口附和，也可能變成閒聊，中斷會議。這時候，不只是主持人，其他與會成員要有「讓會議進行」的默契，出聲提醒：「嘿！離題囉！」

【問題點3】會議主題失焦，都在討論不重要的小事
．技巧3：簡報時，一律從「結論」說起
發言者在會議上報告前，要先確認一件事：這些資料，有必要現在說嗎？還是會後寄MAIL給大就好？如果需要現場說明，一定要先從「結論」說起，同時提出需要大家提供建議的地方。

【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了？」
．技巧4：邊討論，邊把重點寫在白板上
白板是開會時的好工具，寫下會議內容時，大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外，當討論時間過長時，要讓成員們適時中場休息，休息前可以整理剛剛的討論（白板上）。

【問題點5】部門間互相推拖卸責
．技巧5：讓大家討論做法，而非藉口
已經決議的方針，主管們要告訴部屬：將有多少利益、不採取行動的風險……等，當有人表示「辦不到」、「很困難」時，要立刻反問對方：「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」。

【問題點6】提出了實際問題，公司為什麼不處理？
．技巧6：把你的問題「放大」成客戶的問題
想讓公司正視你的問題，就要把問題拉高到「影響公司利益」的層次，在提出問題的同時，也付上你建議的「解決辦法」，會讓你的問題更容易被看見。

◎學會3步驟規則與技巧，開會不再超時、沒結果

．會議前：想準時結束會議，就要挑對「有用」的成員
→很多人以為開會前只要知道時間、地點，大家集合到場就好，錯了！如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯，或者事前沒有把要討論的資料寄給大家，這場會議一半以上的時間，都會消耗在「取得共識」上。

．會議中：靈活運用8種發言，討論熱烈、創意無限
→開會時，討論熱烈只是基本要件！8種不同的發言：「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」，在對的時機「說對話」，可以立刻讓與會成員「聽懂內容」，並且深入討論，發現盲點。

．會議後：會議紀錄上，明確寫出「如何執行」
→花時間集合大家討論、提議，最後決定了某個對策，如果不能確實的在會後執行，就算會議內容再順利、再有效率，也是一場白開的會議！

◎開會時產生共識的5步驟，省時間、好決策、高成效

．步驟1：做之前，先搞懂「為什麼要做？」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。

．步驟2：分析做不到的原因，並提出解決的方法，不讓「找藉口」阻礙「好點子」。

．步驟3：沒有十全十美的對策，比較每個方法的優缺點，找到最符合現況的。

．步驟4：做出決策後，要確實分派任務給每個人，決議後並執行，才是一場有效的會議。

．步驟5：在執行過程中，隨時確認進度，依照現行狀況調整，並準備數個「備案計畫」。

【本書特色】

．從公司結構和人員分析會議架構，讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。

．作者運用邏輯思考、辯論和簡報方法，同時提升在會議中的「討論、協商、說服」技巧。

．書中提供多件開會實例、標準表格，幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議！

．萬人問卷中，公認45個最糟糕的會議問題，QA方式解說一目瞭然！
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目錄
【前言】開一次會，得花三天加班補進度

【第一章】公司年齡和成員心態，影響開會成效
　　◎照本宣科的會議，難有好決策
　　◎有七成把握，就該果斷下決定
　　　五成把握太少，九成把握又慢半拍
　　　讓基層人員自己做決定，應變力高
　　　不想失敗，就要提高「成功機率」
　　◎開會的方式，要配合公司發展
　　　初期：頻繁開會，確立組織的架構
　　　中期：工作模式已確定，主管介入愈少愈好
　　　晚期：開會變成「報告大會」，失去活力
　　◎工作態度，依職務年齡分3階段
　　　適應階段，多用耳少開口
　　　創新發想階段，主動為工作加上變化
　　　安定保守階段，穩定但非一成不變
　　◎出現這3種情況，就是無效會議
　　　限定自己的角色與範圍，推託責任
　　　思考僵化，拒改變、創新
　　　抗拒團隊合作，配合度低

【提示1】不良會議的惡性循環，將浪費許多經費！

【第二章】「會議」無法逃避，不能不開！
　　◎「會議」，是維持團隊運作的必備條件
　　◎開會時，最好同時解決這4大目的
　　◎【目的1】共享資料與討論執行方法：避免淪為「報告大會」
　　　有效率的人，能從單純的數據中找到問題
　　　太過暢所欲言的會議，不會有成效
　　　別讓主管等到「開會」時才知道你的問題
　　　計算「今天做了幾件工作」，你就永遠領乾薪
　　◎【目的2】發現並解決問題：「思考方式」左右解決時間
　　　突然出現的緊急問題，沒時間等「最好」的解決方式
　　　不是所有問題，都要「馬上解決」
　　　假裝自己不在這上班，你就能找到問題點
　　　現在大賺的公司，更該想好10年後怎麼賺
　　　開會時，6個步驟解決3種問題
　　◎【目的3】協調意見會議：目標不是「講贏其他人」
　　　高明的做事方法，是讓「討厭的人」主動幫自己
　　　固守單一領域的人，遲早被淘汰
　　　外交官才知道的高檔交涉法
　　　交涉與協調，不包含「無法決定」的事
　　　協商時，不是「講贏」對方就好
　　　溝通協調，小輸就是贏
　　　創造型解決法：從「出發點」解決對立
　　　分配型解決法：聚焦在「完成」後
　　　迴避型解決法：找更好的方法
　　　不是選邊站，是要你思考「為什麼」
　　◎【目的4】擬定決策的會議，不是只有主管才能發言
　　　擬定決策的方法與種類
　　　偶爾在部屬前「示弱」，可以優化你的決策品質
　　　說服別人，用疑問句比責備、命令更有效
　　　共識會議：主管的意見，不等於「好的意見」
　　　事先有準備的人，在會議結束前就知道結果了
　　◎會議5步驟，有共識才有好決策
　　　【步驟1】掌握目的與計畫，搞懂「為什麼」比「怎麼做」重要
　　　【步驟2】分析原因與提出對策，把「做不到」逆轉成「好點子」
　　　【步驟3】比較每個對策的優缺點，最完美的做法不一定最好
　　　【步驟4】有計劃後，人人要知道自己「該做什麼」
　　　【步驟5】隨時準備「備案計畫」

　　◎【提示2】臉書上按讚，不叫「溝通」！

【第三章】萬人問卷大調查！45個最糟糕的會議問題
──45個真實案例+專家改善建議　　Q&　　A，完全解決「會開不完」的煩惱！

　　◎無論哪一種公司，都會遇到的45種糟糕會議

　　◎【問題點1】光是把資料看完，會議就結束了
　　Q：現場輪流念完資料，就要其他人提出想法？
　　A：準備一份「30秒內看完」的重點資料
　　◎【問題點2】搞不清楚公司高層的決策！
　　Q：董事長和經理說的不一樣，該聽誰的？
　　A：主管別說「明年業績要更好！」，直接說「要成長30%」
　　◎【問題點3】被質問的人，藉口一大堆
　　Q：每次出問題，總是有人找藉口？
　　A：「最近一切還順利嗎？」主管要主動詢問工作狀況
　　◎【問題點4】開會時花太多時間「說明」，而非「討論」
　　Q：不會抓重點的成員，怎麼教？
　　A：給他們看「榜樣」或「範本」，學得最快
　　◎【問題點5】完全不了解開會目的，感覺自己是個聽眾
　　Q：不清楚開會的目的，也不知道該不該發表意見？
　　A：主動提問，讓你從路人變主角
　　◎【問題點6】老是有人會離題閒聊，討論就失序了
　　Q：老鳥前輩總是離題，怎樣才能拉回大家的注意？
　　A：所有人「冷處理」，不要附和離題的閒聊或玩笑
　　◎【問題7】來開會的人根本沒有共識，無法討論
　　Q：參加成員把開會當例行公事，沒人想負責？
　　A：用下班後的交流，加快公事的進度
　　◎【問題點8】開會的時間，都花在主管間的拉扯角力上
　　Q：主管們你來我往，其他人只能發呆看戲？
　　A：讓夠分量的第三者出手協調
　　◎【問題點9】會議主題失焦，都在討論不重要的小事
　　Q：這些訊息，有必要現在講清楚嗎？
　　A：向大家簡報，一律從「結論」說起
　　◎【問題點10】參加會議時，居然有人打瞌睡！
　　Q：其他人在報告時，有人睡著了？
　　A：選對開會時間，把3小時會議分3次開
　　◎【問題點11】遇到核心議題，人人都安靜下來了
　　Q：大家都不說話時，代表什麼意思？
　　A：把握安靜的空檔，整理自己的想法
　　◎【問題點12】跨部門會議時，大家都說不出重點
　　Q：聽了半天，還是搞不懂他到底想說什麼？
　　A：準備會前資料時，先確定「有沒有必要」
　　◎【問題點13】議題太多，光聽說明就花好多時間
　　Q：開會時間的長短，該怎麼估算？
　　A：會議的類型，決定討論時間
　　◎【問題點14】要和另一個部門合作時，對方態度很不耐煩
　　Q：都說部門主管同意了，為什麼配合度還是很低？
　　A：想獲得認同，你要面對面表達誠意
　　◎【問題點15】回答時答非所問，外加一大堆藉口
　　Q：為什麼得不到直接的回答？
　　A：當對方答非所問，就再重覆一次問題
　　◎【問題點16】大家說「做不到」，其實是「不想做」
　　Q：該怎麼說服部屬，照我的話去做？
　　A：聽聽反對的原因，讓部屬信任你
　　◎【問題點17】明明在開會，大家卻在聊天！
　　Q：為什麼討論途中，會不知不覺聊到其他地方去？
　　A：主持人要控制話題範圍，不是跟著聊起天
　　◎【問題點18】大家花時間開會，卻沒得出結論
　　Q：為什麼討論很多事項，卻沒有明確的決定？
　　A：主持人盡量不參與討論，維持會議節奏
　　◎【問題點19】不清楚狀況的主管在會議上講個沒完
　　Q：該怎麼讓主管放心把事情交給我？
　　A：讓他知道自己不用事必躬親，必要時請高層協助
　　◎【問題點20】常有人不清楚「現在討論到哪了？」
　　Q：為什麼我總是跟不上大家討論的內容？
　　A：邊討論，邊將內容重點寫在白板上
　　◎【問題點21】只聽少數人的想法，但是人人都不滿結果
　　Q：為什麼沒人滿意我的調度？
　　A：分配工作時，主管要說明理由
　　◎【問題點22】會議結論和高層意見相反，只好重開一次會
　　Q：為什麼花了時間討論，卻被一句話推翻？
　　A：先確認「你的目標」是不是「公司的目標」
　　◎【問題點23】高職位、老年資的成員，強迫大家接受意見
　　Q：當主管要我接受不合理的工作時，該怎麼辦？
　　A：別和他硬碰硬，讓其他主管去溝通
　　◎【問題點24】會議變成批鬥大會，充斥指責與批評
　　Q：應該是討論的會議，卻常常變成主管教訓人的場合
　　A：先搞清楚主管到底想要什麼
　　◎【問題點25】開會拖拖拉拉，又因為資料不足而得再開一次
　　Q：明明是例行公事，為什麼還要分好幾次才能確認？
　　A：利用例行事項的固定性，把討論條目手冊化、標準化
　　◎【問題點26】主管最後的決定，和會議結果完全不同
　　Q：既然都是高層決定就好，我們開會是為了什麼？
　　A：主管的真正想法，要適時告訴部屬
　　◎【問題點27】卯盡全力討論，還是沒結論
　　Q：為什麼主管無法下最後的決策？
　　A：偶爾讓部屬看到你的不安，反而可以增加向心力
　　◎【問題點28】部門間互相推拖卸責
　　Q：人人都不想負責，怎麼辦？
　　A：讓大家討論做法，而非藉口
　　◎【問題點29】潛在問題常被置之不理
　　Q：提出了實際問題，公司為什麼不處理？
　　A：把你的問題「放大」成客戶的問題
　　◎【問題點30】主管不喜歡「反對意見」
　　Q：有想法，就是和主管唱反調嗎？
　　A：同事間互相提問，用「討論」代替「質疑」
　　◎【問題點31】職位愈低，意見就愈不受重視
　　Q：開會時，只有主管能提問嗎？
　　A：先想想，對方的回答對會議進展有沒有幫助
　　◎【問題點32】到了開會時，才拿到一團亂的資料
　　Q：大家不遵守資料要提前發放的規則，怎麼辦？
　　A：想要部屬工作效率高，主管要協助「會前準備」
　　◎【問題點33】專業用語滿天飛！跟不上開會腳步
　　Q：剛進公司的新人，聽不懂充滿術語的報告
　　A：新人別等著「被教」，不懂的地方自己要主動問
　　◎【問題點34】資料太簡單，無法深入討論
　　Q：議題太淺、時間太少，怎麼討論出好結果？
　　A：各自提出看法，尋找共識=優質討論
　　◎【問題點35】應該要討論的時間，都在確認資料
　　Q：正式討論時，才發現大家的目標根本不一致？
　　A：討論、收集資料前，先確定大家想的是否相同
　　◎【問題點36】「開會前先準備」，最後變成口號
　　Q：事先發送資料，但還是有人沒看就來開會？
　　A：準備「一目了然」的重點資料
　　◎【問題點37】主要負責人缺席，會議就白開了
　　Q：負責人不在，大家就意興闌珊？
　　A：開會前，發送「會議重點」給所有人
　　◎【問題點38】中途入席的人，打斷會議節奏
　　Q：為了遲到的主管，會議得重頭開始？
　　A：討論途中，定時把會議內容「重點整理」
　　◎【問題點39】第一線員工的想法，無法傳到高層主管耳中
　　Q：如何讓主管會議重視第一線的問題？
　　A：同時提出「問題」和「解決建議」
　　◎【問題點40】會議上的決策，超出員工能力
　　Q：大家都沒經驗的新政策，該從何做起？
　　A：主管要分析成功的可能性，分階段慢慢完成
　　◎【問題點41】只要開會成員不一樣，會議的進度就歸零
　　Q：怎樣才能減少向新成員說明的時間？
　　A：明確的會議記錄，可以縮短說明的時間
　　◎【問題點42】沒做會議紀錄，完全不記得究竟決定了哪些事
　　Q：花時間開了會，卻不知道之後要做什麼？
　　A：會議記錄注意3點，會後決策不空轉
　　◎【問題點43】與會成員分心處理外務，會議一直被中斷
　　Q：大家都在會議中接電話，討論遲遲沒有進展
　　A：讓大家明白：中斷會議愈久，是浪費自己時間
　　◎【問題點44】即使擬定了決策，也沒採取行動！
　　Q：該如何讓同事們確實執行會議中的決策？
　　A：比起指揮、命令，主管要讓部屬「自己思考」怎麼做
　　◎【問題點45】主管不在，就沒有決策
　　Q：當主管不在場時，如何避免同事互相推託？
　　A：確實了解部屬工作內容，必要時重新分配

【第四章】學會3步驟規則與技巧，開會不再超時、沒結果
　　◎會議前：建立「共識」，要選「有用」的成員
　　　讓會議準時結束，你得先確定「開會的種類」
　　　依照不同的會議主題，決定出席會議者
　　　大部分的會議，都浪費在「看資料」上！
　　　背景、問題、目的，會前說明要簡單明確
　　◎會議中，熱烈的討論只是基本條件
　　　會議中遵守6件事，避開「恍神、離題、沒結論」
　　　活用8種發言，議題再多也能馬上有結論
　　◎一個好會議，讓大家幫你找到最棒的點子！
　　　每個人都有好點子1：腦力激盪法，激發天馬行空的創意
　　　每個人都有好點子2：「KJ法」，讓普通想法變身超棒ideA
　　　有7成把握，就是好決策
　　　會不是開完就好，最後的總結才是行動的重點
　　◎開完會的「執行力」，才是整場會議的重點
　　　決策無法執行，再開10次會也一樣

【第五章】　這種時候，會議主持人該怎麼說？
　　◎會議開始前：再次提醒今天的開會目的
　　　會議開始：重覆目標，再次確認
　　　當有人離題、批評、找藉口時，主持人要這樣說
　　◎討論中：讓大家都能踴躍提出好意見
　　　增加討論內容的多樣化
　　　把討論內容的優質化
　　　激發大家的創意：如果從不同的角度看，會有什麼變化？
　　　有人在恍神時，「點名回答」提高他的專注力
　　　最後總整理，再次確認「每個人都要發表意見」
　　◎結束前，讓今天會議沒白開的「5分鐘確認」

【結語】一場好的會議，始於成員間的信任

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內文試閱
別讓開會偷走你的效率！

　　不管哪一家公司，只要提到「開會」二字，就能明顯感受到大家的不滿。「為什麼又要開會？真浪費時間！」本書將為各位介紹，如何在會議上有效交換意見，進而成功擬定決策的「開會技巧」，以及為什麼開會時總是浪費許多時間、卻無法做出決策的真正原因。

　　「開會目的不明」及「遲遲無法做出決策」，是導致大家對「開會」產生不滿的最大主因，其他常見的原因有以下5點：

◎1事前不知開會主題，無法準備資料

　　到了會議現場才被告知開會目的及內容，大家到了現場才開始有思考的機會。因此光為了確認議題的內容及討論方向,便花了許多時間，在大家發表意見之前，會議就已經快接近尾聲了。在發言時，也因為沒有事先準備資料，只能互相交換含混不清的意見，結果到最後什麼事也決定不了。

◎2能做決定的關鍵人物，不在現場！

　　即使在會議上已經開始討論負責人選、或執行方式等重要環節，然而重要的決策者卻未能列席。或者握有決策權的人不在現場、中途離席等等，即使開會內容已經討論到重點，卻還是無法做出最後的決策。就算先做出決定，事後大部分還是會被最終決策者推翻。

◎3開會是討論，不是「報告」

　　明明只要把資料發一發就好，卻要召集大家來開會。而且還不是「開會」討論，是單方面地聽報告而已。事後要詢問結果或大家的意見也十分困難，無法再有更積極的進展。

◎4只有主管在發言

　　主管容易在開會時，針對部屬的發言出現情緒性或批判性的言語，導致大家在開會時漸漸不想發言，最後就變成了主管一個人唱獨角戲。如此一來不但打壞了大家開會的情緒，同事們也不想提出自己的意見，只求事情不要找上自己。

◎5無法專注在開會主題上

　　一旦開會內容離題後，便導致會議時間無限制地拉長。而且大家也開始忘記原本應該協調的內容。尤其當前輩或主管們發言時，更沒有人敢跳出來阻止。結果會議時間不斷拉長，卻無法看到任何成效。

◎無論哪一種公司，都會遇到的45種糟糕會議

　　在研習課程中，我會讓來參加課程的學員填寫問卷，列出自家公司開會時的問題點。受訪對象多為民間企業或公務員，大多都是主管或一般員工。不分行業和工作內容，我將他們提出有關會議問題的共通點，及對會議的不滿做了整理。

　　我將提出最糟糕的NG會議實例，同時提出45個改善的開會暨巧，帶各位從公司、團隊與個人的觀點出發，幫助大家從中找到原因與改善方法。

＜光是把資料看完，會議就結束了？＞

◎【技巧1】準備一份「30秒內看完」的重點資料

Q：現場輪流念完資料，就要大家提出想法？

　　我們部門開會時，光看完現場發下來的資料就必須花費許多時間。例如業績試算、抓預算、前年業績檢討、促銷活動方案……等等，即使是看資料就能懂的內容，還是要各部門把數字和活容全部照唸一次。

　　此外，最糟的是緊接著就要開企劃會議。每次都會有人拿著不知去哪個網站複製下來的內容或看法，直接貼在簡報上，接著問大家有什麼想法。別說有什麼想法了，我們就連想做什麼都毫無頭緒！

A：準備一份「30秒內看完」的重點資料

　　別再開這種光是「讀資料」的無效會議了！為了縮短會議時間，可以規定大家在開會前，先把特別想提出討論的議題或重點，以簡單易懂的文字寫成重點資料。

　　而且，開會的時間不是用來「閱讀資料」，而是用來「討論」提案的問題點與對策，這些資料必須在開會前就提供給所有與會的成員，在開會的前一週或三天前就應該發給大家。讓每個人都養成事先閱讀開會資料的習慣，並且在開會前就必須備妥自己想發表的意見。

報告、提案，要在5分鐘內講完

　　不過這些規則無法立刻就在團隊中執行，可以從下次會議開始明確告訴大家「不要在開會時閱讀資料」，並告訴大家，在下一次開會準備資料時，必須準備一份簡短的摘要，讓其他人只要30秒就能看完並理解的重點資料。

　　後半段的問題點，其實不在於簡報檔案，問題在於發言人只是單純地複製及貼上資料這一點。有時當然要視不同企劃內容而定，但簡報的頁數最好在10張以內（如果是A3大小的話最多一張），清楚說明企劃的背景、目的、計畫與功效、時間表、負責人等等。透過「控制張數」，既不浪費時間，也能提高效率。這樣做能讓開會時間縮短，同時也可以縮短說明的時間。

＜公司高層的決策，到底是什麼？＞

◎【技巧2】主管要把抽象目標化為具體數字

Q：董事長和經理說的不一樣，該聽誰的？

　　開會當天發下來的資料非常多，光聽各部門說明這些資料的內容，會議時間就到尾聲了。而且具體來說，每次開會時都是依照社長→總公司→分公司→總店→各部門的發言順序來進行會議，因此每次開會的目標、想法和紙本資料雖然多，可是內容大部分都是重複與互相矛盾的。

　　因此在會議現場，今天要報告的人會一起閱讀資料，接著確認內容並整理。於是其他人就不知自己該做些什麼，或者一直接收到總公司與分店間相互矛盾的情報，結果各部門就紛紛向總公司提問，會議也遲遲無法順利進行。
當這樣的情形持續幾次之後，因為接收的資料很亂，因此大家便開始左耳進、右耳出，之後便養成了會議上根本沒在聽的惡性循環，因為反正上頭給予的營業方針隨時都會改變。

A：主管別說「明年業績要更好！」，直接說「要成長30%」

　　問題的原因在於主管沒有事先將情報整理好後才傳達給大家，而開會現場也因為上層主管忙不迭的「確認」、「提問」而停滯了，解決方法是先整理總公司要給大家的資料，各部門的主管先整理好自己要發表的資料後，再參加會議，這才是最根本的解決方法。

太抽象的目標，員工不知道「做好」的標準

　　這時候，難免會有一些情報整理能力不足的主管們。這時候，稍有統整能力的部屬或同僚務必要提供協助伸出援手，一直重蹈覆轍只是浪費大家時間。假如沒有事先整理資料的話，最後可能要召集所有員工來做討論才能解決問題。

　　不管是公務員或民間企業，位居上位的人往往會將經營方向及目標訂得十分抽象。這個部分必須由各部門及各單位做整理，將目的落實到個人目標中。中階主管該做的就是將原本抽象的目標「具體化」。

　　如果你被公司委派負責某個工作，另一方面公司也希望你做好管理工作，在時間上將會十分緊迫。為了能夠同時勝任管理職，在需要協助時，你得懂得「求救」的智慧，讓部門內的成員盡量協助你。

＜同事根本沒放心思在工作，影響進度＞

◎【技巧3】用「關心進度」代替「質疑」

Q：每次出問題，總是有人找藉口？

　　會議上常會聽到以下的發言：「平常工作很忙，所以都沒時間準備開會資料……」、「我其實也不太清楚耶……」、「內容就跟資料裡寫的一樣……」。每次聽到這樣的「辯解」，都覺得說這種話的人缺乏主見，而且也根本無心工作！

A：「最近一切還順利嗎？」主管要主動詢問工作狀況

　　辯解或不滿對當事人來說可能是很好的發洩，但這類發言會降低成員們的工作衝勁，讓會議難以順利開下去。和「遲到」一樣，必須要嚴格禁止大家在會議上出現這種辯解式與抱怨式的發言。

　　此外，會議資料一定要在開會前發給大家。假如沒有將資料摘要整理出來的話，會議日期就延後；如果必須和其他的業務內容協調，主管就必須適時調整部屬的工作，或者有必要時就得代替部屬在會議上報告。

消除「找藉口」和「不滿」的原因

　　只要企劃內容還不完善，寧願將會議時間延後也不要貿然開會。假如一個人無法決定的話，就跟主管或同事討論，請他們協助整理資料並且彙整意見。剛開始可能沒這麼簡單，但必須讓大家了解：透過對話，可以加深對議題內容的理解度，同時整理情報時也能較得心應手。在大家能夠體會之前，必須徹底執行這些要求。主管可以試著與部屬進行兩人的演練會議，提升彼此對開會主題的了解與整理資料的執行效率。

　　在會議前就要整理好相關資料與自己的想法，並要求全部與會成員遵守「整理資料並思考後才能發言」的規則，如此一來，應該會減少「沒時間準備開會資料」的藉口。我想，應該沒人會想跟一個總是滿嘴抱怨或藉口的人一起喝酒或吃飯的。

　　即使發言者沒有找藉口或辯解，但只要從他的發言中，就能知道這番話有沒有經過思考，發言前想一想，你現在脫口而出的這些話，是不是會讓其他人感受到「不滿」呢？

＜老是有人會離題閒聊，討論就失序了＞

◎【技巧4】建立大家「隨時中斷離題發言」的共識

Q：老鳥前輩總是離題，怎樣才能拉回大家的注意？
　　
　　在某次會議上，共有9位成員討論工會的例行年度總資料。資料並不是初始資料，日期幾乎都有修改，甚至人員也不同。在會議上大家從資料的最前頭依序做確認，但某個成員說話離題，一直在浪費時間，最後他最後冒出一句：「嗯？那我們接下來要討論什麼？」因為他是會議主持人的前輩，所以主持人不敢貿然當場提醒對方注意。

A：所有人「冷處理」，不要附和離題的閒聊或玩笑

　　就算大家都與會議主題直接相關，再這樣下去的話只會拖垮生產力。事前用心製作會議資料、主持人適時即時提醒脫序行為的話，就可以提高會議的「生產效率」。主持人必須同時注意會議的進行狀況及議事的內容，以期在最短時間內結束會議。

優先討論主要議題

　　首先，在製作資料上，必須區分「成員增減」與「修正討論內容」這兩項。大部分的資料應該都是以WORD作成的，所以可以利用追蹤修訂的功能確認哪些部分曾經被修改過。

　　接著先從較花時間的部分開始討論，其次再處理像名字變更這種較單純的確認工作。如果順序反過來，那可能在簡單的確認工作完成後，就會有成員覺得疲累，當會議進行到重點時，大家也無法好好思考了。

　　此外，主持人當然要提醒成員的脫序行為，但是其他的成員也可以立刻出聲說：「A，你說的話離題囉！」，同時完全不用附和離題的內容。從原本的問題內容推測，似乎有其他成員跟著聊起來，即使離題的內容只是一句戲言或玩笑話，還是很浪費時間。這時候應該要建立一種共識或明訂規則，若會議中有人離題太遠時，誰都可以跳出來制止。

＜其他人在報告時，有人睡著了？＞

◎【技巧5】插入中場休息分段開會，提升討論品質

Q：如何避免有人在開會時打瞌睡？

　　竟然有人在會議上睡著，這個情形讓我覺得很無力。

A：選對有精神的時間開會，才有效率

　　對著打瞌睡的人說「不要再睡了」也於事無補，就像開車時瞌睡蟲找上門時一樣，必須想辦法讓他們保持清醒，要改善這點，要從開會時間、會議過程或發言深度上下工夫。

大清早和下班前，開會最有效率

　　最佳的會議時間是在早上，這時候大家的精神最好，體力最充足，而且這時還沒有其他的情報或工作進來，所以頭腦也最清醒。星期一的一大早，也是大部分客戶們在開會的時間，所以這時也比較少電話或電子郵件的打擾，是一個較能集中精神的時間帶。

　　其次為傍晚時分，在下班前一個半小時前，進行約一小時左右的會議。在這個時間，很多人會因為想早點回家而快快結束會議，因此會議的發言與議程也會進行地較順利。不過，有些人因為接送小孩的關係可能會提早下班，所以如果選擇這時間帶的話，必須考慮到大家的時間。

下午1點開會，人人都想睡！

　　反之，最不適當的開會時間，就是吃完午餐後，也就是下午一點開始的會議。這個時間因為剛吃飽，有很多人因為還在消化的關係，瞌睡蟲開始找上門。而且飯後也是最容易想跑廁所的時間，只要有一個人或幾個人站起來上廁所的話，就會讓大家的專注力受到干擾，因此要盡量避免下午一點的會議。

　　若是特別重要的會議，可以在星期五傍晚下班前進行深入的討論，接著讓大家在星期一早上提出意見。隔了一個週末可以讓大家暫時遠離開會的內容，在星期一做出結論，就不會是迫於情勢而不得不下的決定。有時候大公司旗下的事業整合／廢除的相關新聞稿，也會考量到股票市場的反應，選擇在星期五傍晚發佈。

分段開會，提升討論品質

　　其次要注意的是會議的長度，與其拖長每次會議的時間，不如增加開會的次數，就會發現打瞌睡的人變少了。也就是說，不要一次開三小時的會議，可以開三次為期一小時的會議，在大家打瞌睡前結束。而且如果將會議分成三次進行，可以讓與會成員增加蒐集情報的時間，也可以有時間整理自己的意見。

　　當然，有些議題必須深入討論並做出結論時，就需要長時間的會議。這時候，要安排每小時的休息時間，趁大家在瞌睡蟲找上門前轉換一下心情。另外，如果是外出過夜的集訓式會議，就要避免連續三小時都討論同一主題，可以採取第一天開兩小時，第二天開一小時的方式，分散開會的時間，避免馬拉松會議的疲憊，還能加深大家對主題的理解度。

　　最後，讓出席者人人輪流發言，也是趕走瞌睡蟲的好方式，一直被動式地接收情報只會讓瞌睡蟲找上門。但不要突然指定某人發言，可以讓大家和隔壁的人交換意見後，再依序發表自己的看法。除此之外，也可以用最古老的方法：「起身走動，去洗把臉」，光只靠坐在椅子上，簡單的伸展運動是無法成功趕走瞌睡蟲的。

◎會議三階段：會前準備、引導話術、重點整理

　　「會議前」，大家應有的準備，以及如何讓團隊成員先做好這些準備，一個會議的成功或失敗，和事前準備有很大的關係。

　　成功的會議不只是能在時間內有效率地開完，還要能做出優秀的決策，帶領公司或團隊有更好的未來發展。如同圍棋與象棋一樣，必須看到之後第二步、第三步的發展，換言之，也就是必須先把視野拓展到未來的兩年、三年後。

　　在「會議中」，最重要的就是會議主持人的主持方式及掌控會議進度的實用話術，同時也會教大家讓討論發揮最大功效的「腦力激盪法」、「關鍵字分類法」、擬定決策的方法等。在一場會議中，每位成員的說話及思考方式是否相通，將大大影響會議的生產效能。

　　在「會議後」的重點，就是會議記錄的方法與下次會議的準備事項。沒有會議記錄的話，會議就無法累積成果。除了記錄之外，會議結束後，必須為下次會議做準備。最重要的是，會議中決定的事項，是否能「確實的執行」？這也是會議後的重要關鍵之一。
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作者資料
別所榮吾
【改造1萬場會議的專家】別所榮吾
1969年生於神奈川縣。畢業於拓殖大學政經學系。
曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論學會公認的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總部合夥顧問。
擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發中心」執行長時期（1999年～2006年），每年舉辦80次以上的研習課程，內容包含：運用邏輯思考 ( Logical Thinking )、辯論、簡報技巧等。
基本資料
作者：別所榮吾
譯者：郭欣怡
出版社：核果文化
書系：職場通
出版日期：2014-02-20
ISBN：9789869030717
城邦書號：A3150005
規格：平裝 / 單色 / 288頁 / 14.8cm×21cm

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